Ada yang spesial dari Slack buat Anda semua penggemar Remote Working. Baik Anda mengadakan rapat secara virtual atau tatap muka, enam strategi komunikasi dari Slack ini akan membantu menjaga rapat tetap bermanfaat dan produktif.

Remote working tidak akan hilang. Jakarta dan sekitarnya saja yang sepertinya masih ragu-ragu. Menurut laporan terbaru dari tim Slack tentang pekerja di Australia, 1 dari 2 profesional lebih memilih untuk bekerja sepenuhnya dari rumah atau membagi waktu mereka antara tempat kerja dan rumah melalui model hybrid.

Pastinya, ada banyak manfaat bekerja jarak jauh, termasuk tidak perlu commuting, menghemat uang dan keseimbangan work-life yang lebih baik (apalagi di Jakarta, sepertinya sudah darurat). Meski begitu, karyawan yang baru bergabung mungkin merasa lebih sulit untuk mengikuti apa yang sudah dikerjakan sekaligus tetap termotivasi. Mereka juga lebih mungkin untuk merasa kesepian atau terisolasi. Faktor-faktor ini dapat berdampak negatif pada produktivitas, rasa memiliki dan kolaborasi.

Untuk mengatasinya, seorang leader perlu memprioritaskan untuk membangun budaya kolaborasi jarak jauh yang efektif. Jika dilakukan dengan baik, kolaborasi virtual dapat menghasilkan ide-ide baru dan solusi inovatif yang dapat memenuhi atau bahkan melampaui tujuan bisnis.

Kami tahu bahwa mengembangkan strategi konkret untuk kolaborasi jarak jauh—dan berkomitmen untuk membuatnya berhasil—bukanlah hal yang mudah. Namun mengikuti praktik terbaik dan ide-ide untuk kolaborasi di tempat kerja berikut ini mungkin akan membuat semua jauh lebih mudah.

 

1. Masuk ke pola pikir kolaborasi tim dengan aktivitas team-building virtual

 

Kolaborasi tatap muka versus kolaborasi jarak jauh memang berbeda. Bagaimana bisa tidak? Ketika Anda tidak berada di ruangan yang sama, sangat mudah melewatkan isyarat verbal dan non-verbal. Dan jangan lupa ungkapan khas rapat virtual yang tertanam dalam kosakata Anda: (“Azis masih mute tuh,” “OK saya share-screen ya,” “Aman. Kedengeran kok.”).

Untuk keluar dari kebiasaan buruk, Anda mungkin perlu mengubah dinamika tim virtual Anda menjadi yang mendorong kolaborasi efektif. Anda bisa mulai dengan membingkai ulang cara tim Anda berpikir tentang kolaborasi dan kerja sama tim dengan aktivitas team-building virtual.

 

Pembentukan tim adalah kesempatan untuk berkolaborasi dari mana pun Anda berada, mengembangkan ikatan sosial dan memupuk ikatan yang lebih kuat antar rekan tim. Aktivitas ini dapat dihosting di channel Slack, atau dengan mulus melalui plugin Slack. Misalnya, Donut adalah plugin yang bertindak sebagai water cooler virtual Anda, memfasilitasi prompt percakapan harian dan pertemuan kopi virtual. Atau, Polly dapat menghasilkan survei, stand-up dan permainan sosial untuk tim jarak jauh Anda.

 

2. Mendorong Inklusivitas – di mana pun tim Anda berada

 

Dalam hal kolaborasi di tempat kerja, keamanan psikologis adalah kunci agar tim merasa nyaman untuk berbicara. Untuk menciptakan rasa aman itu, tim perlu bisa berempati satu sama lain. Semakin Anda memahami narasi rekan kerja Anda tentang diri mereka—bagaimana mereka bekerja, di mana keahlian mereka terletak, tantangan yang mereka hadapi setiap hari—semakin besar peluang Anda untuk berkolaborasi dengan baik dengan mereka.

 

“Tidak ada yang boleh merasa seperti ‘Pekerjaan saya paling sulit, dan semua orang hanya ingin membuat hidup saya lebih sulit,'” kata Ariel Hunsberger, head of learning and development at Slack. “Jika Anda mendapati diri Anda merasa seperti itu dalam pekerjaan, itu berarti mungkin sudah waktunya untuk membangun lebih banyak empati untuk orang-orang yang Anda rasa membuat hidup Anda sulit.”

 

Meski begitu, jangan berlebihan. Meskipun memiliki teman kerja terbukti penting untuk mempertahankan karyawan dan membuat mereka bahagia, terlalu fokus pada games atau kuis tidak selalu menjadi solusi (terutama jika tim Anda mengalami kelelahan konferensi video). Sebaliknya, fokuskan perhatian Anda pada membangun kepercayaan, berkomitmen pada sistem yang diterapkan dan menciptakan budaya di mana rekan tim saling mendukung.

 

3. Membuat Rapat Lebih Efektif

 

Di satu sisi, jadwal yang penuh dengan rapat online atau tatap muka dapat menghentikan produktivitas tim. Di sisi lain, rapat hampir tidak dapat dihindari ketika berbicara tentang mendorong kolaborasi efektif. Dan keberhasilan rapat Anda tergantung pada bagaimana Anda merencanakan dan melaksanakannya. Sebelum Anda menjadwalkan konferensi video berikutnya, coba taktik ini:

a. Persiapkan, persiapkan, persiapkanJangan mengadakan rapat hanya demi mengadakan rapat. Perjelas untuk diri Anda sendiri siapa yang hadir, apa yang dapat mereka kontribusikan dan apa yang ingin Anda capai dalam rapat ini.

b. Jelaskan dengan jelas tujuan masing-masing individu dalam rapatDalam laporan Slack tentang apa yang membuat kolaborasi yang baik di tempat kerja, pekerja yang disurvei di seluruh dunia menyebutkan “tanggung jawab yang jelas” sebagai salah satu elemen terpenting dari kerja tim yang efektif—dan salah satu hambatan terbesar untuk kolaborasi ketika kejelasan itu tidak ada.

c. Mendorong untuk menyimak secara aktifAgar tim Anda benar-benar memahami tanggung jawab individual satu sama lain, mereka perlu mempraktikkan active listening: mendengarkan untuk belajar dan menyerap, tanpa niat untuk merespons.

 

4. Prioritaskan Proses Bisnis dan Akuntabilitas

 

“Seringkali orang hanya mengasumsikan bahwa semua orang tahu prosesnya, tetapi tanpa proses dokumentasi yang sesuai, ini bisa mengacaukan semuanya,” kata Elizabeth Brochhausen, direktur kemitraan dan pemasaran eksperiensial di Pandora. Dan tanpa kemudahan untuk berhenti sejenak dan mengklarifikasi dengan rekan kerja Anda, kebiasaan buruk dan solusi yang ceroboh akan mudah sekali tertanam. “Ketika kita dapat merujuk pada dokumentasi alur kerja yang jelas dan memiliki task-list yang benar, hal itu akan memberi tim panduan bekerja yang sangat solid,” kata Brochhausen.

Proses bisnis yang mapan juga mendorong akuntabilitas. “Jika Anda melewatkan tenggat waktu, jika Anda tidak melakukan bagian Anda, Anda dapat melihat ini semua dan orang-orang lain yang terkena dampaknya.”

Anda dapat memastikan proses Anda mudah diakses dengan menyematkannya ke saluran yang relevan dalam Slack, atau bahkan dengan mengatur respons kustom sehingga tim Anda dapat dengan cepat menemukan cara yang benar dalam melakukan sesuatu.

Transparansi dan komunikasi semacam itu harus dibawa ke dalam bentuk kolaborasi sebanyak mungkin, terutama jika menyangkut permasalahan karyawan yang bersifat individual.

Brochhausen mengambil contoh dari bosnya. “Dalam pertemuan pertama kami, dia berkata, ‘Dengar, saya sangat buruk dalam email. Saya mendapat banyak sekali email, dan saya sangat buruk dalam menanganinya, jadi jika Anda mengirim saya email penting, bump di akhir hari atau kirim pesan teks.’ Itu membantu saya menentukan kapan saya harus menindaklanjuti. Saya tidak ingin memaksa, tapi saya ingin memastikan ini ditandai.”

 

5. Ketika Kolaborasi Salah, Jangan Panik

 

Seharusnya memang menjadi tanggung jawab seluruh tim untuk berkolaborasi secara konstruktif. Jadi sebelum menekan tombol panik pada suatu masalah, lalui langkah-langkah berikut untuk menjaga kolaborasi di tempat kerja tetap produktif dan sopan.

 

a. Lakukan percakapan satu-lawan-satu dengan anggota tim

Ada banyak manfaat dalam membicarakan masalah. Slack Huddles meniru diskusi cepat dan informal yang terjadi ketika semua orang bekerja dari kantor: mampir ke meja rekan Anda dengan pertanyaan, menarik beberapa orang ke samping setelah rapat atau hanya mengobrol dengan siapa pun yang Anda temui di kantin

b. Tidak setuju dan berkomitmen

Misalkan tim telah memutuskan untuk memprioritaskan satu proyek, tetapi seseorang dalam tim percaya seharusnya fokus pada hal lain. Hunsberger mengajarkan “disagree and commit,” strategi pengambilan keputusan yang terpadu, memungkinkan karyawan untuk didengar keluhannya dan merasa telah dikonsultasikan sambil tetap mempertahankan tanggung jawab atas pekerjaan yang ada.

c. Fokus pada keselarasan dan “merek mitra kolaboratif” Anda

“Apakah Anda benar-benar saling mendengarkan, atau Anda berbicara melewati satu sama lain?” kata Hunsberger. “Apakah Anda belajar dari rekan tim Anda tentang dari mana mereka berasal atau hanya berbicara untuk mencapai tujuan Anda sendiri?”

Dia juga mendorong rekan kerja untuk mempertimbangkan “personal branding mereka sebagai mitra kolaboratif.” Meskipun istilah itu terdengar seperti jargon, sebenarnya itu hanya berarti reputasi profesional Anda—apakah orang lain memang ingin bekerja dengan Anda. Segala sesuatu yang Anda kontribusikan menambah atau mengurangi nilai Anda sendiri sebagai rekan kerja yang baik.

 

6. Periksa Diri (Kolaboratif) Anda Sebelum Anda Menghancurkan Diri Sendiri

Sebelum mendalami ide-ide untuk kolaborasi di tempat kerja, pertimbangkan bagaimana Anda dapat menerapkan strategi yang disebutkan di atas. Bahkan jika anggota tim Anda adalah teman baik, konflik akan muncul. Tetapi mengantisipasi hal itu dan tetap fleksibel sepanjang jalan adalah kunci untuk melewatinya dan keluar sebagai pemenang.

Ingin konsultasi tentang penggunaan Slack, hubungi kami di sini.